Cómo calcular los metros cuadrados por empleado en la era del trabajo híbrido

Los más mayores del lugar se acordarán de ello, porque durante décadas, calcular cuánta oficina necesitaba una empresa era una cuenta casi mecánica. Multiplicabas el número de empleados por un estándar de metros cuadrados, y listo. Por desgracia,  a pesar de que ha dejado de servir este método sigue apareciendo en muchas hojas de cálculo. Cuando una parte de la plantilla trabaja desde casa dos o tres días por semana, contar cabezas, como si fuéramos ganado, en lugar de tener en cuenta las presencias reales, lleva a pagar de más por espacio vacío o, en el peor de los casos, a diseñar una oficina que se queda pequeña los martes y miércoles y sobra el resto de la semana.

Y esto nos afecta a todos. Afecta a quien negocia un alquiler, a quien reforma una sede para los próximos diez años y a quien tiene que responder ante Prevención de Riesgos Laborales si un inspector pregunta por la superficie libre disponible. En las próximas líneas vamos a ver qué dice la normativa española al respecto, qué está pasando realmente con la ocupación de las oficinas y cómo convertir todo eso en una cifra de metros cuadrados que tenga sentido para tu empresa.

Lo que obliga la ley (que no es lo mismo que lo que conviene)

Antes de hablar de tendencias conviene fijar el suelo legal, porque es de obligado cumplimiento y no depende de si tu plantilla teletrabaja o no. El Real Decreto 486/1997, que regula las condiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo, establece unos mínimos que cualquier oficina en España tiene que respetar:

Y ojo con esto, porque aquí está el matiz importante. Esos 2 m² son un suelo de seguridad, no una referencia de diseño. ¿Qué queremos decir con esto? Que están pensados para que una persona pueda moverse sin riesgo alrededor de su puesto, no para que trabaje cómoda ocho horas, reciba visitas o se reúna con su equipo. Cualquier reforma que se quede en ese mínimo cumple la ley, pero probablemente no cumple con lo que la plantilla necesita para rendir.

Datos de ocupación híbrida en España (cuánta plantilla pisa la oficina cada día)

El segundo dato que hay que meter en la ecuación es, sencillamente, quién va a estar allí. Y aquí España tiene ya varios años de estadística oficial que lo confirma.

Con esos números, una plantilla de cien personas con un patrón de teletrabajo similar a la media no necesita cien puestos simultáneos. Asumámoslo. Se necesita espacio para el pico de asistencia, que suele concentrarse en martes, miércoles y jueves. Por esa misma razón. diseñar para el lunes de menor ocupación es tan poco realista como diseñar para que el cien por cien de la plantilla esté presente a la vez.

Del despacho fijo al puesto compartido

¿Y sabéis qué? Que no hace falta convencer al sector inmobiliario de esto. Ya lo está aplicando. CBRE ya lo documentaba en su informe sobre transformación de espacios de oficina. El espacio compartido (como pueden ser las salas, zonas de colaboración, puestos no asignados) ha pasado del 16% al 21%. Y este informe es del 2025. Así que esto habrá aumentado al mismo tiempo que los despachos individuales de gran tamaño han ido desapareciendo.

¿Qué sacamos de esto? Que las empresas están dejando de comprar metros para cada persona y están comprando metros para las actividades que realmente ocurren en la oficina. Dejamos de ser individualista a ser colectivistas 

Fórmula para calcular el espacio de oficina que necesita tu empresa

¿Quieres averiguar cuánto espacio te hace falta? Toma nota porque estos son los cálculos que de verdad, debes hacer. 

1. Puestos efectivos = plantilla total × tasa media de asistencia (o, si se quiere ser conservador, tasa de asistencia en el día de mayor ocupación).

2. Superficie de puestos de trabajo = puestos efectivos × metros cuadrados por puesto. A tener en cuenta que esa media debería ser entre 7 y 10 m² por puesto efectivo (en oficinas híbridas bien diseñadas, claro está) algo muy por encima del mínimo legal de 2 m² ya que el primero incluye circulación, mobiliario y confort).

3. Superficie total = superficie de puestos + zonas de reunión, colaboración, descanso y soporte técnico. ¿Por qué? Porque a diferencia de hace 5 años, la gente va a la oficina sobre todo para reunirse/socializar, no para hacer tareas individuales que puede hacer en casa.

Y como con números esto se ve mejor, pongamos un ejemplo. Pensemos en una empresa con 80 personas en plantilla y una asistencia media del 60%. Es decir, necesita capacidad para unos 48 puestos simultáneos. A 8 m² por puesto (dentro del rango que se debería tener), eso son 384 m² solo de zona de trabajo, a los que hay que sumar las salas de reunión, la zona de descanso y los espacios de soporte según la actividad concreta de la empresa. Algo impensable para una empresa media en España. Por eso es tan importante contar con empresas como la nuestra para poder optimizar al máximo el espacio disponible y conseguir ganar metros de donde no existe.

Menos metros vacíos, mejor oficina

Y aquí empieza lo divertido. Coger esos datos de la tabla de Excel y convertirlos en un proyecto de reforma. Hay que tener en cuenta que ajustar la superficie a la ocupación real no significa reducir metros por reducir. Significa liberar presupuesto de un alquiler sobredimensionado para invertirlo en un diseño que realmente sostenga las horas en las que la oficina se llena. 

¿Y sabéis qué? Que en Bojuna SL llevamos más de 50 años acondicionando locales comerciales, oficinas bancarias, sedes corporativas y franquicias en toda España, y si tú aún no te has hecho la pregunta, no te preocupes que te la haremos nosotros. Porque no es cuánta gente tienes contratada, sino cuánta gente vas a tener delante cada día, y qué necesita esa gente para trabajar bien cuando está allí.